订单备注SOP

适用范围

适用于客服、销售、计划、仓库和生产协同订单。

准备工作

准备订单系统、客户沟通记录、备注模板和确认人。

现场判断

订单备注要写给后续岗位看，不是写给自己看。客户特殊包装、交期、颜色、配件、赠品、开票、发货和售后提醒，都要用明确文字表达，避免只有销售或客服能看懂。

备注里要区分“必须执行”和“仅提醒”。不能确认的客户要求不要写成承诺，已经变更的备注要保留修改记录。

操作步骤

1. 提取客户要求。
2. 区分必须项和提醒项。
3. 写入订单。
4. 通知相关岗位。
5. 发货前复核备注。

检查标准

备注简洁明确，不能只写内部人员才懂的缩写。

异常处理

客户要求不合理或无法确认时不得写成已承诺。

记录要求

保留客户原始要求、订单备注和变更记录。

交接重点

发货前由客服或销售复核备注是否已被生产、仓库和包装执行。涉及客户承诺的备注，要能追到原始沟通记录。

FAQ

这份 SOP 主要解决什么问题？

订单备注用于把客户特殊要求、包装要求、交期要求和售后提醒准确传递给生产和仓库。

为什么要按这个流程执行？

备注不清会导致生产和发货按普通订单处理，造成客户不满。

现场情况和 SOP 不一致怎么办？

先不要把不确定要求写成承诺。客户特殊包装、交期、颜色、配件、赠品或售后提醒有疑问时，回到原始沟通确认后再通知生产、仓库和包装。

总结

订单备注SOP 的重点是让后续岗位看得懂、做得到、查得到来源。备注越清楚，生产和发货越不会按普通订单误处理。