订单备注SOP

适用范围

适用于客服、销售、计划、仓库和生产协同订单。

准备工作

准备订单系统、客户沟通记录、备注模板和确认人。

现场判断

订单备注要写给后续岗位看，不是写给自己看。客户特殊包装、交期、颜色、配件、赠品、开票、发货和售后提醒，都要用明确文字表达，避免只有销售或客服能看懂。

备注里要区分“必须执行”和“仅提醒”。不能确认的客户要求不要写成承诺，已经变更的备注要保留修改记录。

操作步骤

1. 提取客户要求。
2. 区分必须项和提醒项。
3. 写入订单。
4. 通知相关岗位。
5. 发货前复核备注。

检查标准

备注简洁明确，不能只写内部人员才懂的缩写。

异常处理

客户要求不合理或无法确认时不得写成已承诺。

记录要求

保留客户原始要求、订单备注和变更记录。

交接重点

发货前由客服或销售复核备注是否已被生产、仓库和包装执行。涉及客户承诺的备注，要能追到原始沟通记录。

FAQ

这份 SOP 主要解决什么问题？

订单备注用于把客户特殊要求、包装要求、交期要求和售后提醒准确传递给生产和仓库。

为什么要按这个流程执行？

备注不清会导致生产和发货按普通订单处理，造成客户不满。

现场情况和 SOP 不一致怎么办？

先暂停自行处理，记录现场情况，由班组长或对应负责人确认后再执行。

总结

订单备注SOP 的重点是让现场动作、检查标准和记录资料保持一致。流程执行稳定，后续质量复盘和客户沟通才有依据。