维护资料借阅SOP

维护资料里常常有客户现场照片、投诉记录、责任判断、费用信息和内部复盘结论，不能像普通文件一样随意转发。借阅前要先确认用途、客户或项目编号、资料范围、使用时间，以及是否需要下载。

客户版和内部版要分开审批。客户版通常可以用于对外沟通、售后解释和普通查询；内部版可能包含返工原因、费用判断、责任讨论和敏感客户信息，不默认开放。借阅人只需要结论时，优先提供脱敏摘要或截图，不直接给整包资料。

借阅申请至少要写清谁借、借哪一段资料、用来做什么、预计何时归还或删除。涉及投诉、责任争议、费用争议、重点客户或未关闭问题的资料，应由售后负责人确认后再开放。

提供方式优先使用只读链接、受控目录或短期权限。需要下载、带到会议或转发给其他岗位的，要记录接收人、会议主题、资料版本和二次流向。不要把整包维护资料随手发到个人聊天窗口，后续很难收回。

借阅结束后，要确认链接关闭、本地副本删除、会议资料回收或权限收回。长期借阅超过 7 天的，每周复核是否仍需要保留权限。发现资料被再次转发，应补记流向，并由负责人判断是否需要撤回权限或通知相关岗位。

错发内部版、发错客户资料或链接外泄时，要立即关闭权限，记录影响范围和已查看人员。维护资料借阅的核心，是让资料能被需要的人使用，同时不让客户隐私和内部判断失控。