合同资料归档SOP

适用范围

适用于项目订单、批量订单、长期维护和定制订单。

准备工作

准备电子文件夹、命名规则、合同编号和权限要求。

现场判断

合同归档要保留最终签署版本，也要保留关键附件和后续变更。铜器项目常有确认样、报价单、包装要求、交付节点和售后约定，这些内容如果不归档，后续很难判断责任边界。

电子版和纸质版内容要一致，扫描件要清晰可查。客户通过聊天确认的重要变更，也要整理进合同资料夹。

操作步骤

1. 收集合同。
2. 核对附件。
3. 按客户和项目命名。
4. 上传归档。
5. 设置权限。
6. 补充变更记录。

检查标准

合同、报价、图纸、确认样和变更资料应对应同一项目。

异常处理

缺少签章或版本不明时标注待补，不得当正式版本使用。

记录要求

保留归档目录、版本记录和补充资料清单。

交接重点

合同归档后，销售、财务、生产和交付人员应能找到同一份有效版本。作废合同和历史版本要标识清楚，避免后续误用。

FAQ

这份 SOP 主要解决什么问题？

合同资料归档用于保存客户合同、报价、变更、验收和结算资料。

为什么要按这个流程执行？

合同资料分散会影响后续交付、售后、开票和争议处理。

现场情况和 SOP 不一致怎么办？

先暂停自行处理，记录现场情况，由班组长或对应负责人确认后再执行。

总结

合同资料归档SOP 的重点是让现场动作、检查标准和记录资料保持一致。流程执行稳定，后续质量复盘和客户沟通才有依据。