定制项目归档SOP

适用范围

适用于定制铜器订单完成、交付、售后关闭或项目阶段结束后，对项目资料进行归档。归档内容包括需求、图纸、确认、生产、质检、包装、发运、签收和售后资料。

准备工作

1. 收集订单合同、需求确认、报价、图纸版本、样品记录和客户确认截图。
2. 收集生产记录、质检记录、包装照片、发运清单、签收资料和售后记录。
3. 确认项目是否有遗留事项、尾款、补发或客户反馈未关闭。
4. 建立统一文件夹或系统归档编号，并确定项目负责人、归档人和复核人。

操作步骤

1. 按需求、报价合同、图纸样品、生产质检、包装发运、签收安装、售后复盘分类归档。
2. 图纸、样品、确认截图和变更记录按版本排序，有效版和作废版分开放。
3. 生产资料要能对应材料批次、工序记录、质检记录、返工记录和放行结果。
4. 交付资料与发运清单、装箱照片、物流单、签收记录和安装验收对应。
5. 未关闭事项单独标记，写明责任人、下一步动作和预计关闭时间。
6. 项目关闭后补充总结和复盘要点，特别记录复购、售后和类似项目可参考内容。
7. 归档完成后由负责人检查资料完整性，并记录缺失项。

检查标准

• 资料能支持后续复购、售后、对账和责任追溯。
• 版本关系清楚，旧版和有效版不混淆。
• 关键确认截图和交付证据齐全。
• 未关闭事项有状态标识。
• 文件名称能看出内容、日期或版本，不依赖个人记忆。
• 关键纸质资料已扫描或注明原件存放位置。

异常处理

发现关键资料缺失时，应优先补齐客户确认、图纸版本、发运签收和质量记录。确实无法补齐的，要注明缺失原因、补救资料来源和后续风险，不能用事后推测替代原始确认。

记录要求

记录应包含归档编号、资料清单、缺失项、关闭状态、归档人、复核人和归档时间。

复核节奏

项目交付后做一次归档检查；售后关闭、尾款结清或补件完成后，再补一次状态更新。长期复购客户的项目资料应定期合并索引，方便后续按客户、产品和版本查找。