定制项目归档SOP

定制项目归档要让后续复购、售后、对账和责任追溯都有资料可查。订单完成、交付、售后关闭或阶段结束后，需求、图纸、确认、生产、质检、包装、发运、签收和售后资料都要回到同一归档编号下。

归档前先收集订单合同、需求确认、报价、图纸版本、样品记录、客户确认截图、生产记录、质检记录、包装照片、发运清单、签收资料和售后记录。项目是否有遗留事项、尾款、补发或客户反馈未关闭，要在归档前单独标出。

资料按需求、报价合同、图纸样品、生产质检、包装发运、签收安装、售后复盘分类。图纸、样品、确认截图和变更记录按版本排序，有效版和作废版分开放。文件名称要能看出内容、日期或版本，不依赖个人记忆。

生产资料要能对应材料批次、工序记录、质检记录、返工记录和放行结果。交付资料要能对应发运清单、装箱照片、物流单、签收记录和安装验收。关键纸质资料要扫描，或注明原件存放位置。

发现关键资料缺失时，优先补齐客户确认、图纸版本、发运签收和质量记录。确实无法补齐的，注明缺失原因、补救资料来源和后续风险，不能用事后推测替代原始确认。

项目交付后做一次归档检查；售后关闭、尾款结清或补件完成后，再补一次状态更新。长期复购客户的项目资料应定期合并索引，方便后续按客户、产品和版本查找。记录至少包含归档编号、资料清单、缺失项、关闭状态、归档人、复核人和归档时间。